بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش در ایران چه ویژگی‌هایی دارد؟ راهنمای مقایسه و انتخاب

بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش برای همه سازمان‌ها یکسان نیست. انتخاب مناسب باید براساس نیاز سازمان، امکان ثبت و ارزیابی دانش، جست‌وجوی مؤثر، شناسایی خبرگان، گردش کار قابل تنظیم، گزارش‌های مدیریتی، دسترسی موبایلی، هوش مصنوعی و یکپارچگی با زیرساخت‌های موجود انجام شود. مقایسه نرم‌افزارها براساس سناریوهای واقعی سازمان، تصمیم‌گیری دقیق‌تری ایجاد می‌کند.

مقدمه:

انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش برای همه سازمان‌ها یک پاسخ واحد ندارد. سازمانی ممکن است فقط به بانک دانش و جست‌وجوی مستندات نیاز داشته باشد، در حالی که سازمان دیگری علاوه بر ثبت و بازیابی دانش، به ارزیابی دانش، شناسایی خبرگان، پرسش‌وپاسخ، انجمن‌های خبرگی، نظام انگیزشی، گزارش‌های مدیریتی، اپلیکیشن موبایل، هوش مصنوعی و ارتباط با نظام پیشنهادها نیاز داشته باشد.

بنابراین هنگام مقایسه نرم‌افزارهای مدیریت دانش بهتر است به‌جای تمرکز صرف بر نام محصول یا تعداد منوها، بررسی شود که هر سامانه تا چه اندازه می‌تواند چرخه واقعی مدیریت دانش سازمان را پوشش داده و با فرآیندها و ساختار آن تطبیق پیدا کند.

1. نرم‌افزار باید فراتر از آرشیو اسناد عمل کند

ذخیره فایل، مستندات و دستورالعمل‌ها بخشی از مدیریت دانش است، اما همه آن نیست. یک نرم‌افزار مدیریت دانش مناسب باید بتواند فرآیندهایی مانند شناسایی و ثبت دانش، ارزیابی و اعتبارسنجی، طبقه‌بندی، اشتراک‌گذاری، جست‌وجو و استفاده مجدد از دانش را تسهیل کند. در منابع تخصصی مدیریت دانش در ایران نیز بر این موضوع تأکید شده که نرم‌افزار مدیریت دانش باید بتواند کارکنان را در چرخه شناسایی، خلق، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری دانش مشارکت دهد.

2. انواع مختلف دانش و تجربه باید قابل ثبت باشند

دانش سازمان فقط یک نوع محتوا نیست. بسته به ماهیت سازمان، ممکن است لازم باشد مواردی مانند تجربه، ایده، پیشنهاد، مقاله، یافته علمی، ترجمه، کتاب، طرح اجرایی، پایان‌نامه، اختراع یا سایر فعالیت‌های دانشی ثبت و مدیریت شوند. یکی از معیارهای مهم مقایسه نرم‌افزارها این است که آیا سازمان می‌تواند انواع دانش و اطلاعات موردنیاز برای ثبت هر نوع را متناسب با نیاز خود تعریف کند یا خیر.

در مدیریت دانش کارما امکان ثبت انواع مختلف دانش با فرم‌های قابل شخصی‌سازی پیش‌بینی شده است.

3. ارزیابی و اعتبارسنجی دانش باید بخشی از سامانه باشد

هر محتوایی که توسط کارکنان ثبت می‌شود الزاماً نباید بدون بررسی وارد بانک دانش سازمان شود. در سازمان‌های بزرگ معمولاً لازم است دانش به کارشناس، خبره، کمیته یا افراد مسئول ارجاع شده و براساس معیارهای مشخص بررسی شود.

بنابراین هنگام انتخاب محصول باید بررسی شود:

  • گردش ارزیابی چگونه تعریف می‌شود؟

  • آیا دانش می‌تواند به چند کارشناس ارجاع شود؟

  • شاخص‌های داوری قابل تعریف هستند؟

  • نتیجه ارزیابی و سوابق آن نگهداری می‌شوند؟

  • امتیاز و پاداش چگونه محاسبه می‌شود؟

در کارما امکان ارجاع به کارشناسان یا کمیته، مدیریت گردش دانش، تعریف شاخص‌های داوری، فرمول‌های سفارشی و محاسبه امتیاز و پاداش وجود دارد.

4. بانک دانش باید واقعاً قابل استفاده و جست‌وجو باشد

صرف جمع‌آوری حجم زیادی از محتوا ارزش ایجاد نمی‌کند. کارکنان باید بتوانند زمانی که با مسئله‌ای مواجه می‌شوند، تجربه یا دانش مرتبط را پیدا کنند. در نتیجه طبقه‌بندی، حوزه‌های دانشی، بانک دانش ساختاریافته و قابلیت جست‌وجو از معیارهای اصلی انتخاب هستند. این موضوع در محصولات مختلف بازار ایران نیز مورد توجه است. برای مثال سپهر ماهان در معرفی محصول «همسو» بر بانک دانش قابل جست‌وجو، مدیریت اسناد و استفاده از Elasticsearch برای دسترسی به اطلاعات تأکید کرده است.

کارما نیز بانک دانش قابل جست‌وجو و پروفایل دانشی کاربران را در ساختار محصول خود ارائه می‌کند.

5. نرم‌افزار باید خبرگان سازمان را نیز قابل شناسایی کند

دانش همیشه به شکل سند ثبت‌شده وجود ندارد. گاهی پاسخ مسئله در ذهن فردی است که سال‌ها در یک حوزه تجربه دارد. به همین دلیل سامانه مدیریت دانش علاوه بر مدیریت محتوا باید بتواند به سازمان در شناخت صاحبان دانش و خبرگان کمک کند. پروفایل دانشی، سوابق مشارکت، حوزه تخصص و فعالیت‌های دانشی هر فرد از ابزارهایی هستند که در این زمینه اهمیت پیدا می‌کنند.

در کارما برای کاربران پروفایل دانشی و کارنامه فعالیت در نظر گرفته شده و پرسش‌ها نیز می‌توانند براساس حوزه دانشی به خبرگان مرتبط ارجاع شوند.

6. پرسش‌وپاسخ و ارتباط مستقیم با خبرگان اهمیت دارد

همه پاسخ‌ها از قبل در بانک دانش وجود ندارند. یک کارمند ممکن است با مسئله‌ای جدید مواجه شود و لازم باشد سؤال خود را از متخصص مربوط بپرسد. در یک نظام مدیریت دانش مناسب، پاسخ چنین سؤالی نباید صرفاً در یک تماس تلفنی یا پیام شخصی باقی بماند؛ بلکه می‌تواند به بخشی از حافظه دانشی سازمان تبدیل شود.

ماژول پرسش‌وپاسخ کارما امکان ثبت پرسش، ارجاع به خبرگان، امتیازدهی به پرسشگر و پاسخ‌دهنده و دسترسی به تعاملات دانشی را فراهم می‌کند.

7. انجمن‌های خبرگی و تعامل دانشی را بررسی کنید

بخش مهمی از دانش در گفتگو و حل مسئله میان کارکنان شکل می‌گیرد. به همین دلیل برخی سامانه‌های ایرانی بر تعامل و شبکه‌های دانشی تمرکز ویژه‌ای دارند. برای نمونه سپهر ماهان محصول مدیریت دانش خود را مبتنی بر شبکه اجتماعی سازمانی معرفی کرده و ابزارهایی مانند گروه، کامیونیتی و تالار گفتگو را در این ساختار به کار گرفته است.

در مدیریت دانش کارما نیز انجمن‌ها براساس حوزه‌های دانشی قابل تعریف هستند، کاربران می‌توانند درباره موضوعات تخصصی گفتگو کنند و بخش‌های ارزشمند گفتگو توسط دبیران انجمن به محتوای دانشی تبدیل شوند. سامانه همچنین برای مشارکت، پاسخ‌گویی و تولید دانش امکان امتیازدهی دارد.

8. گردش کار باید متناسب با سازمان قابل تنظیم باشد

فرآیند مدیریت دانش در همه سازمان‌ها یکسان نیست. ممکن است در یک مجموعه دانش ابتدا توسط دبیرخانه بررسی و سپس به خبره ارجاع شود، ولی در سازمان دیگری مسیر متفاوتی وجود داشته باشد. بنابراین هنگام دمو باید بررسی شود آیا سامانه می‌تواند با ساختار، آیین‌نامه، حوزه‌های دانشی و نقش‌های واقعی سازمان تطبیق پیدا کند یا سازمان مجبور است فرآیند خود را با محدودیت نرم‌افزار تغییر دهد.

9. گزارش‌های مدیریتی باید برای تصمیم‌گیری قابل استفاده باشند

تعداد دانش‌های ثبت‌شده به‌تنهایی شاخص کافی برای موفقیت مدیریت دانش نیست.

مدیر ممکن است بخواهد بداند:

  • کدام واحدها مشارکت بیشتری دارند؟

  • چه حوزه‌هایی فعال‌تر هستند؟

  • چه افرادی بیشترین فعالیت دانشی را دارند؟

  • وضعیت ارزیابی دانش‌ها چگونه است؟

  • فعالیت خبرگان و پاسخ‌گویی چگونه است؟

  • روند مشارکت در دوره‌های زمانی مختلف چه تغییری کرده است؟

در کارما گزارش‌های آماری، نموداری و ترکیبی براساس فرد، معاونت، حوزه دانشی، زمان، عملکرد، مشارکت، پرسش‌وپاسخ و سایر پارامترها ارائه می‌شوند.

10. یکپارچگی با زیرساخت‌های سازمان را در نظر بگیرید

در سازمان‌های بزرگ نرم‌افزار مدیریت دانش معمولاً قرار نیست یک جزیره مستقل باشد. امکان تبادل اطلاعات با سایر سامانه‌ها، مدیریت کاربران و ارتباط با ساختار سازمانی می‌تواند در زمان استقرار اهمیت زیادی پیدا کند. بنابراین قبل از انتخاب محصول باید قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و شیوه ارتباط آن با زیرساخت‌های موجود سازمان بررسی شود.

11. هوش مصنوعی باید کاربرد واقعی داشته باشد

وجود عنوان «هوش مصنوعی» در معرفی محصول به‌تنهایی مزیت محسوب نمی‌شود.

مهم این است که AI چه مسئله مشخصی را حل می‌کند.

کاربردهایی مانند:

  • چکیده‌سازی محتوا

  • تشخیص دانش‌های مشابه یا تکراری

  • کمک به کنترل کیفیت

  • کمک به دسترسی سریع‌تر به دانش مرتبط

می‌توانند در بانک‌های دانش بزرگ ارزش عملی ایجاد کنند.

در کارما از AI و NLP برای چکیده‌سازی، تشخیص دانش‌های تکراری و کنترل کیفیت محتوا استفاده شده است. حرکت به سمت ابزارهای هوشمند در سایر ارائه‌دهندگان ایرانی نیز دیده می‌شود؛ برای نمونه نادین‌سافت در معرفی راهکارهای هوش مصنوعی خود به خلاصه‌سازی و موتورهای مشابهت‌یاب در حوزه مدیریت دانش اشاره کرده است.

12. موبایل برای کارکنان عملیاتی اهمیت دارد

در بسیاری از سازمان‌ها همه کارکنان دائماً پشت رایانه نیستند. کارکنان عملیاتی، فنی و میدانی ممکن است تجربه را دقیقاً در محل انجام کار به دست آورند. دسترسی موبایلی می‌تواند فاصله بین ایجاد تجربه و ثبت آن را کاهش دهد.

مدیریت دانش کارما دارای اپلیکیشن اختصاصی «دانشکار» است که از طریق آن انواع دانش قابل ثبت و پیگیری هستند و کاربران به بانک دانش نیز دسترسی دارند.

13. ارتباط نظام پیشنهادها با مدیریت دانش می‌تواند مزیت مهمی باشد

پیشنهاد کارکنان نیز می‌تواند حامل دانش باشد. یک پیشنهاد معمولاً از تشخیص یک مسئله، تجربه کاری و ارائه راه‌حل شکل می‌گیرد و پس از اجرا نیز تجربه جدیدی تولید می‌کند. اگر نظام پیشنهادها و مدیریت دانش کاملاً مستقل باشند، این اطلاعات ممکن است در دو سامانه جدا باقی بمانند.

یکی از قابلیت‌های قابل توجه کارما، قرار گرفتن سامانه جامع پذیرش و بررسی پیشنهادها در کنار مدیریت دانش است.

چند نرم‌افزار و راهکار مدیریت دانش در بازار ایران

در بازار ایران راهکارهای مختلفی در حوزه مدیریت دانش ارائه شده‌اند و هرکدام بر بخش‌هایی از این حوزه تمرکز دارند.

MTAShare

MTAShare از راهکارهای باسابقه مدیریت دانش در ایران است. در معرفی رسمی این محصول به پوشش فرآیندهای مدیریت دانش، ایجاد بانک دانش و اضافه‌شدن قابلیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی برای افزایش تعاملات دانشی اشاره شده است.

دانا

گروه مدیریت دانش دانا علاوه بر مشاوره و استقرار مدیریت دانش، نرم‌افزار مدیریت دانش نیز ارائه می‌کند. این مجموعه در محتوای تخصصی خود بر مشارکت کارکنان در چرخه شناسایی، خلق، ذخیره، اشتراک و به‌کارگیری دانش تأکید دارد و سوابق استقرار نرم‌افزار خود در سازمان‌های ایرانی را نیز منتشر کرده است.

همسو سپهر ماهان

همسو راهکار مدیریت دانش سپهر ماهان است که بر ساختار شبکه اجتماعی سازمانی، بانک دانش، مدیریت اسناد، تالار گفتگو و ابزارهای جست‌وجو تأکید دارد.

نادین

نادین نیز نرم‌افزار مدیریت دانش سازمانی ارائه می‌کند. در معرفی رسمی آن بر تحت‌وب بودن، دسترسی از طریق دستگاه‌های مختلف و ساختار واکنش‌گرا تأکید شده است.

مدیریت دانش کارما

کارما تلاش کرده مجموعه‌ای از قابلیت‌های عملیاتی و تعاملی مدیریت دانش را در یک بستر قرار دهد؛ از ثبت انواع دانش و گردش ارزیابی تا بانک دانش، پروفایل دانشی، پرسش‌وپاسخ، انجمن خبرگی، فراخوان، امتیازدهی، گزارش‌های مدیریتی، اپلیکیشن موبایل، قابلیت‌های هوش مصنوعی و ارتباط با نظام پیشنهادها.

کارما برای چه سازمان‌هایی ارزش بررسی بیشتری دارد؟

اگر نیاز سازمان فقط ذخیره و جست‌وجوی تعدادی سند باشد، احتمالاً همه امکانات یک سامانه جامع مدیریت دانش مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

اما در سازمانی که مدیریت دانش قرار است یک فرآیند واقعی و سازمانی باشد و مواردی مانند:

  • ثبت انواع مختلف دانش 

  • ارزیابی و اعتبارسنجی 

  • گردش دانش 

  • بانک دانش قابل جست‌وجو 

  • شناسایی خبرگان 

  • پرسش‌وپاسخ 

  • انجمن‌های خبرگی 

  • فراخوان دانشی 

  • نظام امتیازدهی 

  • گزارش‌های مدیریتی 

  • اپلیکیشن موبایل 

  • هوش مصنوعی 

  • ارتباط با نظام پیشنهادها 

موردنیاز باشد، نرم‌افزار مدیریت دانش کارما می‌تواند یکی از گزینه‌های جدی برای بررسی در فهرست انتخاب سازمان باشد. مجموعه این قابلیت‌ها در صفحه رسمی محصول کارما نیز معرفی شده است. 

هنگام دمو نرم‌افزار مدیریت دانش چه سؤال‌هایی بپرسیم؟

  1- چه انواع دانشی را می‌توانیم تعریف کنیم؟

  2- فرم ثبت هر نوع دانش تا چه اندازه قابل تغییر است؟

  3- فرآیند ارزیابی چگونه با آیین‌نامه ما تطبیق داده می‌شود؟

  4- چگونه دانش‌های قدیمی و مرتبط پیدا می‌شوند؟

  5- چگونه خبرگان هر حوزه شناسایی می‌شوند؟

  6- پرسش‌وپاسخ چگونه به خبرگان ارجاع داده می‌شود؟

  7- انجمن‌های خبرگی چگونه مدیریت می‌شوند؟

  8- نظام امتیازدهی و تشویق کارکنان چقدر قابل تنظیم است؟

  9- مدیر چه گزارش‌هایی در اختیار دارد؟

  10- ارتباط با سایر سامانه‌های سازمان چگونه انجام می‌شود؟

  11- اپلیکیشن موبایل چه قابلیت‌هایی دارد؟

  12- هوش مصنوعی دقیقاً چه فعالیت‌هایی انجام می‌دهد؟

  13- آیا نظام پیشنهادها با مدیریت دانش ارتباط دارد؟

  14- فرآیند بومی‌سازی، آموزش و استقرار محصول چگونه انجام می‌شود؟

جمع‌بندی

بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش برای همه سازمان‌ها یک محصول واحد نیست. انتخاب مناسب به سطح بلوغ مدیریت دانش، اندازه سازمان، نوع دانش، فرآیندهای ارزیابی، نقش خبرگان، نحوه مشارکت کارکنان و میزان یکپارچگی موردنیاز بستگی دارد. به همین دلیل سازمان‌ها بهتر است به‌جای انتخاب صرفاً براساس نام محصول یا تعداد امکانات، چند سناریوی واقعی از مدیریت دانش خود را در جلسه دمو اجرا و مقایسه کنند.

مدیریت دانش کارما با پوشش مجموعه‌ای گسترده از فرآیندهای ثبت، ارزیابی، اشتراک و استفاده از دانش و همچنین قابلیت‌هایی مانند خبرگان، پرسش‌وپاسخ، انجمن‌های دانشی، موبایل، هوش مصنوعی و نظام پیشنهادها، یکی از گزینه‌هایی است که می‌تواند در ارزیابی نرم‌افزارهای مدیریت دانش ایرانی مورد بررسی قرار گیرد.

اگر در حال ارزیابی نرم‌افزار مدیریت دانش برای سازمان خود هستید، می‌توانید امکانات مدیریت دانش کارما را براساس فرآیندها، حوزه‌های دانشی، ساختار سازمانی و نیازهای واقعی مجموعه خود در یک دموی تخصصی بررسی کنید.

درخواست دمو نرم‌افزار مدیریت دانش کارما

بازبینی تخصصی محتوا: تیم محصول و استقرار مدیریت دانش شرکت نرم‌افزاری جادوی فکر